Le regole fondamentali per la scelta della location
Il luogo in cui si terrà la festa di nozze è il cuore pulsante del matrimonio, dove finalmente potrete scaricare tutta la tensione accumulata durante il giorno, abbandonandovi alle danze, gustando oltre al pranzo, le sorprese che avrete preparato per il partner e i vostri ospiti.
Capienza della location
E’ necessario sapere il numero di ospiti che può accogliere la location; ci sono matrimoni talmente numerosi che non possono essere organizzati ovunque. Se contate sulla presenza di un gran numero di persone, meglio assicurarsi che ci sia abbastanza posto per tutti, in modo da non dover rinunciare a qualche invitato.
Al contrario, a causa della loro ampiezza, alcune location non si prestano bene ai matrimoni per pochi intimi perchè si rischia di far sembrare la sala più vuota di quello che in realtà è.
La distanza da percorrere
La distanza rispetto al luogo di celebrazione delle nozze è importante se si vuole facilitare gli spostamenti degli invitati, senza farli stancare eccessivamente e considerando che un matrimonio pomeridiano solitamente si protrae fino a tarda sera, considerate il tempo che ci vorrà per tornare a casa, fornendo magari un servizio navetta per eventuali spostamenti di gruppo.
Piano B in caso di mal tempo
Il fattore pioggia potrebbe creare grandi problemi se avete scelto una festa in giardino e nessun piano B. Assicuratevi che il locale disponga di una sala interna in cui trasferire i tavoli per il ricevimento e che sia ugualmente capiente per contere tutti gli invitati previsti in giardino.
Celebrazione di più matrimoni
Informatevi se nella location che avete scelto si celebrano più matrimoni contemporaneamente. È importantissimo sapere se avrete a disposizione tutti gli spazi o solo alcuni per organizzare al meglio l’allestimento.
Esclusività: tempo a disposizione
Tutte le location hanno degli orari da rispettare, ancor di più se organizzano diversi ricevimenti contemporaneamente. In questo caso dovrete informarvi sul tempo a vostra disposizione considerato che molte location impongono limiti di spazio e di orario.
Pensate ad un alloggio:
Alcuni parenti ed amici vengono da lontano? o qualcuno vuole semplicemente godersi la festa senza la preoccupazione di come tornare a casa?Contattate un B&B nei paraggi e concordate un prezzo per i vostri ospiti.
Il bon ton vuole che siano gli sposi a pagare il costo della stanza.
Zona interne ed esterne
Le differenti sale possono aiutarvi a situare i vari momenti del matrimonio: dall’aperitivo al banchetto fino alla grande festa. In quanto al giardino, è noto che alcuni matrimoni hanno bisogno di una boccata d’aria fresca, soprattutto se si svolgono in primavera o in estate. Indipendentemente dalla stagione, date un’occhiata agli spazi esterni per capire se siete interessati ad utilizzarli o meno.
Facilità di accesso
Tenete in considerazione della varietà di invitati presenti ad un matrimonio, informati sulle modalità di accesso ai differenti spazi della location scelta. Le persone anziane, gli invitati disabili, i bambini e i passeggini non sempre hanno vita facile al momento di dover accedere ad alcuni luoghi. Anche le indicazioni sono fondamentali perché nessuno si perda o si confonda durante la giornata.
Numero di invitati
Dato che il numero degli invitati incide molto sul tipo di matrimonio, chiedete quale sia il numero minimo permesso e valutate quindi se la location è adatta al vostro evento. Non invitate persone in più solo per fare numero.
Con quanto anticipo vanno confermati gli invitati?
Chiedete bene alla struttura qual è il termine ultimo per confermare il numero degli ospiti. Sopratutto se ne avete molti che verranno da lontano o che per motivi lavorativi non sanno dare una conferma certa con largo anticipo.
E se degli invitati non si presentano?
In questo senso è utile sapere se esiste la possibilità di recuperare la quota di chi all’ultimo momento non ha potuto partecipare o se si dispone di uno sconto per un numero limitato di assenze. Molte location sono flessibili riguardo questo aspetto, quindi non esitate a chiedere prima di ritrovarvi di fronte al problema.
Decorazione dello spazio, illuminazione…
Molte strutture ora offrono diversi servizi inclusi del prezzo della location, come le decorazioni per i tavoli, il tableau de mariage, il servizio babysitter e quello open bar.
Informatevi preventivamente per avere diversamente il tempo di potervi organizzare con una wedding planner o ricorrendo al fai da te.
Assicurazione in caso di cancellazione
Con tutte le precauzioni e gli scongiuri del caso, possono sempre sorgere imprevisti che vi costringano ad annullare la celebrazione.
Per arginare i danni, verificate che la location sia disponibile a raggiungere un accordo che vi faccia recuperare anche solo un minimo di denaro.
Le location possono essere molto rigorose riguardo questo aspetto, informatevi sempre con il giusto anticipo.
